Resepsionis
Resepsionis biasanya berada di lobi utama perusahaan yang terletak di meja depan. Sayangnya, profesionalisme resepsionis kerap dianggap enteng oleh masyarakat karena terlihat santai dan hanya berada di satu tempat. Padahal, untuk menjadi resepsionis, Anda harus melewati beberapa ujian dan persyaratan. Tugas resepsionis juga sangat menarik, karena menghadapi tantangan yang berbeda dari semua jenis orang dan klien setiap hari.
Misalkan seorang tamu bersikeras ingin bertemu dengan perusahaan, meski tamu tersebut belum punya jadwal rapat. Dalam hal ini, resepsionis adalah orang pertama yang menerima komplain dan kekecewaan tamu. Situasi ini hanya sebagian kecil dari apa yang harus dihadapi resepsionis. Dari situasi ini, bisa dibayangkan bahwa peran, kondisi dan tanggung jawab resepsionis sama pentingnya di perusahaan.
Pengertian resepsionis
Resepsionis adalah karyawan yang bertanggung jawab untuk menyapa, memberikan layanan, atau memberikan informasi tentang tujuan dan informasi yang diperlukan kepada pengunjung, pelanggan, atau pemangku kepentingan perusahaan. Resepsionis harus memberikan informasi yang berguna tentang semua informasi mengenai tamu. Bisa dibilang resepsionis menjadi jembatan pertama antara manajemen perusahaan dengan para tamu.
Resepsionis adalah karyawan yang bertanggung jawab untuk menyapa, melayani atau memberikan informasi tentang tujuan yang dimaksudkan kepada pengunjung, pelanggan atau pihak yang berkepentingan.
Dimana, resepsionis harus menjadi jembatan informasi antara manajemen perusahaan dan para tamu. Resepsionis adalah seseorang yang bekerja sebagai garda depan di suatu perusahaan, kantor, atau hotel.
Mereka biasanya ditempatkan di depan kantor sehingga tamu yang berkunjung dapat dengan mudah menemukan seorang resepsionis untuk mencari informasi, dan juga dapat memberi informasi mengenai gambaran perusahaan.
Dalam sebuah perusahaan biasanya ada seorang sekretaris yang juga menjadi resepsionis bagi pimpinannya. Namun di perusahaan besar biasanya ada orang khusus yang berfungsi sebagai resepsionis perusahaan.
Untuk latar belakang pendidikan, sebagai resepsionis harus minimal lulusan SMA / SMK, diutamakan lulusan SMK manajemen perhotelan, dan D3 / S1 untuk manajemen hotel atau manajemen perkantoran.
Tugas resepsionis
Resepsionis adalah tugas utama yang harus mereka selesaikan. Rangkaian tugas ini berlangsung terus menerus setiap hari. Berikut ini adalah beberapa tugas harian resepsionis:
- Menjembatani informasi antara manajemen perusahaan dan tamu
- Melayani tamu perusahaan yang berkunjung
- Mempersiapkan dan tunggu tamu di loket lobi perusahaan
- Catat data tamu yang dikunjungi setiap hari
- Tentukan strategi dan sikap tamu ketika melakukan hal-hal yang tidak terduga
- Berdiri di meja depan menempatkan resepsionis pada beberapa tanggung jawab, yang hampir semuanya terkait dengan orang lain.
Meski terkesan sederhana, tanggung jawab resepsionis tidak semudah yang dibayangkan!
Tanggung jawab resepsionis adalah:
- Menerima panggilan dan hubungkan ke departemen terkait
- Jika seseorang bertanya tentang produk atau layanan perusahaan, resepsionis akan memberikan informasi melalui telepon
- Menyambut tamu, dan memberikan informasi serta referensi terkait kunjungan tersebut
- Mengatur pertemuan antara tamu dan perusahaan
- Menerima dan meneliti informasi tentang tamu yang berkunjung
- Mendengarkan keluhan tamu
- Mengelola catatan administrasi yang terkait dengan keluar masuk tamu
- Menerima email masuk dan meneruskan ke pengguna target
Syarat menjadi resepsionis
Resepsionis harus mengemban serangkaian tanggung jawab penting, jadi untuk menjadi resepsionis harus melewati beberapa persyaratan terlebih dahulu. Syarat menjadi resepsionis antara lain:
Ketekunan dan kerja keras
Resepsionis melakukan pekerjaan yang sama dari pagi hingga malam. Lelah akan sering terjadi dan datang dengan tiba-tiba. Kebosanan dapat membuat performa resepsionis menjadi ceroboh. Oleh karena itu resepsionis harus tetap gigih dan rajin sepanjang pekerjaannya.
Senyum ramah dan sopan
Resepsionis sering bertemu dengan orang-orang dari latar belakang yang berbeda hampir setiap hari. Sekalipun orang tersebut merupakan pihak eksternal perusahaan, ia harus memberikan pelayanan terbaik kepada semua orang dalam bentuk sikap ramah dan senyuman yang tulus. Sikap ramah dan tersenyum juga mencerminkan citra perusahaan. Jika resepsionis ramah dan tersenyum, maka akan membantu membangun citra yang baik untuk perusahaan.
Menguasai bahasa asing
Terkadang, beberapa perusahaan berada di tengah komunitas yang terdiri dari orang asing yang berbahasa asing. Kemahiran dalam bahasa asing adalah cara ampuh bagi resepsionis untuk memberikan layanan terbaik kepada orang-orang dari seluruh dunia. Bahasa asing yang biasa digunakan adalah bahasa Inggris. Namun, hal ini tidak menutup kemungkinan bahwa pihak resepsionis juga mengharuskan resepsionis untuk mengandalkan pelanggan yang sering berhubungan dengan perusahaan untuk menguasai bahasa asing lainnya. Melalui kemahiran dalam bahasa asing, karir resepsionis semakin cemerlang.
Kepribadian yang baik
Resepsionis harus memiliki kepribadian yang ramah dan siap membantu tamu saat dibutuhkan, menjadi pendengar yang baik, dan senang bertemu dengan orang lain.
Waspada dan tanggap
Dalam hal ini, resepsionis dituntut untuk dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat dalam menyikapi keadaan. Termasuk bagaimana menangani keadaan darurat, pelanggan wajib dan keadaan darurat tertentu.
Memiliki pengetahuan yang kaya
Resepsionis yang informatif harus dapat menjelaskan atau menjelaskan konten tertentu dengan cara yang sederhana, efisien dan ramah sehingga tamu dapat dengan cepat memahami informasi yang dibutuhkan. Oleh karena itu, hubungan antara tamu dan manajemen perusahaan dapat dibangun pada tahap awal.
Mampu bekerja sama
Resepsionis harus menjaga kerjasama yang baik dengan atasan, rekan kerja, bawahan dan pihak lain agar pekerjaan berjalan dengan lancar. Untuk itu resepsionis harus memiliki rasa saling membantu dan menghormati tidak hanya di tempat kerja tetapi juga di luar tempat kerja.
Hati-hati dan teteliti
Mengingat resepsionis adalah orang yang menangani informasi tamu yang masuk dan keluar, maka keakuratan sangatlah penting. Oleh karena itu, ia dituntut untuk selalu berhati-hati saat check in dan check out informasi pengunjung.
Terlihat menarik
Karena sering bertemu banyak orang, seorang resepsionis pasti dan harus berpenampilan menarik. Resepsionis harus selalu rapi, terlihat profesional serta selalu terlihat dalam kondisi baik. Tampilannya yang cantik membuat tamu atau pelanggan yang berkunjung merasa lebih nyaman saat berinteraksi dengan resepsionis. Selain penampilan, meja resepsionis juga harus rapi dan tertata dengan baik.
Pentingnya resepsionis dalam perusahaan
Dalam sebuah perusahaan resepsionis sangat dibutuhkan dan memegang peranan penting terutama dalam hal citra perusahaan dan pelayanan kepada konsumen, perusahaan rekanan dan tamu perusahaan. Oleh karena itu dalam hal ini resepsionis wajib memberikan pelayanan terbaik kepada perusahaan dan kliennya agar dapat membangun citra perusahaan yang baik dimata pihak luar (seperti rekanan perusahaan, pelanggan, tamu, dll). Peran penting resepsionis adalah sebagai berikut:
Menerima dan menyambut tamu
Meski terdengar santai, namun menerima tamu tetap menjadi hal penting yang harus diperhatikan resepsionis. Dalam hal ini, resepsionis harus siap menjalankan tugasnya agar dapat menyambut semua tamu.
Kunci utama dari resepsionis adalah menyapa, menyapa dan tersenyum, agar para tamu juga senang menerima keramahan yang hangat. Proses penerimaan dan penyambutan tamu oleh resepsionis merupakan langkah awal yang dirasakan tamu saat memasuki kantor atau hotel. Karenanya, kesan pertama pada tahap ini akan mampu merefleksikan citra kantor di mata pengunjung.
Melayani kebutuhan pelanggan
Selain menerima dan menyambut tamu, resepsionis juga harus memenuhi kebutuhan tamu. Biasanya saat tamu datang, resepsionis menanyakan apa yang dibutuhkan tamu tersebut untuk datang ke hotel atau kantor. Di sini, resepsionis bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan para tamu dan membawa mereka ke area terkait. Oleh karena itu, tugas resepsionis adalah jembatan pertama yang menghubungkan tamu dengan bagian kantor lainnya.
Terima dan teruskan panggilan
Sebagai pintu pertama untuk kontak telepon, resepsionis harus bisa mengerti bagaimana menjawab telepon dengan benar. Menjawab panggilan yang baik meliputi etiket telepon dan nomor ekstensi, sehingga panggilan tersebut dapat diteruskan ke pihak terkait agar sesuai dengan standar etika saat panggilan masuk dari file data kantor yang terdaftar.
Menerima dan meneruskan paket
Peran resepsionis lainnya adalah sebagai pintu gerbang utama untuk menerima dan meneruskan paket atau barang. Saat menerima paket, resepsionis harus mengecek apakah alamat pengiriman sudah benar dan apakah pihak yang tertera di paket tersebut ada. Setelah itu, resepsionis menghubungi pihak terkait untuk mengkonfirmasi kedatangan kiriman dan meneruskan kiriman.
Gaji resepsionis
Sementara itu ketika menjadi seorang resepsionis di sebuah perusahaan, ketika seseorang menduduki posisi resepsionis maka dia akan berpenghasilan Rp 3.500.000 sampai dengan 5.000.000, dengan rata-rata D3 sebagai taraf pendidikan terakhirnya.
Dijaman sekarang ini semuanya mengandalkan digital maupun virtual, oleh karena itu Helloka.id memberikan solusi dan kemudahan bagi para pelaku bisnis dengan layanan virtual resepsionis dan virtual call center yang dapat membantu anda menjawab semua panggilan dan juga mengalihkan panggilan dari klien anda dengan dedicated phone number mulai dari Rp 896.000 anda sudah bisa memiliki virtual call center dan resepsionis anda.
Info lebih lanjut silahkan hubungi:
0821 8874 3340
contact@helloka.id
About The Author
